Secretariado remoto para consultórios

Sua agenda para de depender de quem está na recepção

Uma secretária nossa cuida do WhatsApp do seu consultório: responde, agenda, remarca e confirma. Você acompanha cada conversa e cada horário por um painel seu — sem contratar, sem treinar e sem ficar na mão quando alguém tira férias.

Teste sem cartão de crédito · dados hospedados no Brasil

Agenda de hoje Dra. Helena Prado · quinta, 27 de agosto
8 consultas
  • 08:30 ConsultaParticular · Marina Alencar Confirmado
  • 09:30 RetornoConvênio · Paulo Ribeiro Na sala
  • 10:30 Primeira consultaParticular · Sofia Menezes Aguardando
  • 11:15 RetornoConvênio · Antônio Braga Confirmado
Marcados pela conversa: 5 Confirmações enviadas: 6
Faça a conta do seu consultório

O salário é menos da metade do que uma secretária custa

Coloque abaixo o que você paga hoje. A conta soma o que vem depois do salário — 13º, férias, FGTS, a multa que fica provisionada e quem cobre as férias dela.

R$
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Secretária contratada

CLT
    Custo real por mês

    Secretariado Vincia Med

    Serviço
    • Mensalidade única
    • 13º salárionão tem
    • Férias e o terçonão tem
    • FGTS e multa de 40%não tem
    • INSS, RAT e terceirosnão tem
    • Cobrir as férias delanão tem
    • Vale-transporte e refeiçãonão tem
    Custo por mês

    Sem contratação, sem rescisão e sem consultório parado quando alguém falta.

    Sua economia com o Vincia Med

    por ano

    por mês a menos que a CLT

    Estimativa, não proposta. Considera 13º, terço de férias, FGTS de 8%, provisão da multa de 40% e 30 dias de substituto por ano — e, fora do Simples, INSS patronal de 20%, RAT de 2% e 5,8% de terceiros. O vale-transporte desconta os 6% que saem do salário da funcionária. A sua contabilidade pode chegar a um número diferente conforme o CNAE, o sindicato e o FAP da empresa.

    Uma pessoa só não dá conta das duas coisas

    Quem está atendendo na recepção não responde o WhatsApp na hora. E, num consultório, mensagem sem resposta é consulta que não acontece.

    Como é hoje

    Sem ajuda

    Com o Vincia Med

    Com a nossa secretária
    Hoje

    A paciente escreve às 9h e recebe resposta às 16h, quando já marcou em outro lugar.

    Com o Vincia Med

    Tem alguém do outro lado durante o expediente inteiro, respondendo em minutos.

    Hoje

    A secretária larga o atendimento da sala toda vez que o telefone toca.

    Com o Vincia Med

    O agendamento tem quem cuide só dele, e a recepção volta a ser da recepção.

    Hoje

    O número do consultório vive no celular pessoal de alguém, e ninguém mais enxerga o que foi combinado.

    Com o Vincia Med

    As conversas ficam na conta da clínica, com busca e filtro, e você lê todas.

    Hoje

    Quando essa pessoa sai de férias ou pede demissão, a agenda e o histórico vão junto.

    Com o Vincia Med

    A rotina é nossa e o histórico é seu: fica no sistema, no nome da sua clínica.

    O que a nossa secretária faz pelo seu consultório

    Ela trabalha dentro do Vincia Med, com o seu número e no seu tom. Você não instala nada e não assume ninguém.

    Sem som · 28 segundos
    Do primeiro "oi" até a sala de espera

    Como uma mensagem vira consulta

    Quatro passos que acontecem no mesmo lugar, sem ninguém pulando entre o celular, o caderno e a planilha.

    A paciente escreve

    A mensagem chega na caixa de entrada da clínica já com o histórico de quem é ela. Se for a primeira vez, a ficha é criada ali mesmo, na conversa.

    A conversa vira horário

    Sem sair do chat, a secretária vê a agenda de cada profissional, escolhe o horário e marca. O tipo de atendimento e o convênio vão junto.

    A confirmação sai na hora

    Pelo mesmo número da conversa, com dia, horário e nome do profissional. Nada de mensagem chegando de um número que a paciente não conhece.

    O dia da consulta

    O painel do dia mostra quem confirmou, quem já está na sala e quem ainda não chegou — para a clínica inteira ou um profissional por vez.

    Transparência

    Você lê tudo o que foi dito em seu nome

    Entregar o atendimento para alguém de fora não pode virar uma caixa-preta. As conversas ficam na conta da sua clínica, e você abre quando quiser.

    • Caixa de entrada única, com abas de aberta e resolvida, filtro por número, por profissional e por não lidas, mais busca.
    • Até cinco números na mesma conta: o da recepção e o de cada profissional, separados por filtro.
    • Respostas rápidas que você mesma edita, com as variáveis {paciente}, {profissional} e {clinica}.
    • Registro de quem fez o quê, com permissão separada para dono, profissional, secretária e gestor.
    Marina Alencar Número da recepção · vinculada ao cadastro
    Boa tarde! Consigo remarcar meu retorno para quinta de manhã?14:02
    Boa tarde, Marina. Tenho quinta às 09:30 com a Dra. Helena. Reservo para você?14:03 · resposta rápida
    Perfeito, pode reservar.14:04
    Consulta criada na agenda da Dra. Helena · quinta, 09:30
    Reservado: quinta, 09:30, com a Dra. Helena Prado. Até lá!14:04 · enviada pelo mesmo número

    Dado de paciente pede cuidado, não promessa

    O que já está no sistema hoje, em relação à LGPD e ao acesso de quem trabalha com você.

    Dados hospedados no Brasil

    Com cópia diária automática do banco de dados.

    Verificação em duas etapas

    Aplicativo autenticador e códigos de recuperação, com senha própria para cada pessoa.

    Permissão por perfil e auditoria

    Cada função acessa o que lhe cabe, e o registro mostra quem fez o quê. Você decide quem abre o financeiro.

    Conta isolada por clínica

    Sua conta é separada de qualquer outra, e é você quem autoriza cada pessoa que entra nela.

    O histórico é seu

    Se um dia você seguir sem a gente, as conversas, os cadastros e a agenda continuam na sua conta.

    A agenda aparece no calendário do profissional

    Cada profissional gera um link de assinatura e vê os horários no Google Agenda, no Apple Calendário ou no Outlook. É somente leitura e não expõe dado de saúde: aparecem apenas o tipo de atendimento, o primeiro nome e o convênio.

    CALENDÁRIO PESSOAL · SOMENTE LEITURA
    08:30Consulta · Marina · Particular 09:30Retorno · Paulo · Convênio 10:30Primeira consulta · Sofia · Particular

    Sem telefone, sem sobrenome, sem dado clínico.

    Como a gente começa junto

    Nenhum passo depende de instalação, de migração feita por você ou de treinar a sua equipe.

    Conversamos sobre o consultório

    Quem atende, em que dias, quais convênios e como você quer que a sua paciente seja tratada. É disso que sai o roteiro da secretária.

    Trazemos a sua base

    Se você já usa outro sistema, importamos pacientes e agendamentos antes de começar. Você não recomeça do zero nem digita nada de novo.

    Conectamos o número

    O WhatsApp do consultório é ligado ao painel por leitura de QR Code, como você já faz no computador. A partir daí as conversas chegam para nós.

    Perguntas frequentes

    O que médicos e donos de consultório costumam perguntar antes de começar.

    Preciso demitir a minha secretária?

    Não. A maioria dos consultórios mantém quem recebe na recepção e passa para nós só o agendamento — justamente a parte que não cabe no mesmo par de mãos. Também funciona para quem atende sozinho e hoje responde as mensagens entre uma consulta e outra.

    Vocês usam o meu número ou um número novo?

    O seu. A paciente continua escrevendo para o número que ela já tem salvo, e a resposta sai por ele. Se você preferir separar, dá para ter até cinco números na mesma conta: um da recepção e um por profissional.

    Consigo ler o que foi falado com as minhas pacientes?

    Todas as conversas. Elas ficam na conta da sua clínica, com busca e filtro, e não no celular de ninguém. O registro de auditoria também mostra quem fez cada alteração na agenda.

    Vocês fazem prontuário?

    Não, e é uma escolha. Cuidamos do agendamento, do relacionamento com a paciente e do financeiro do dia. O registro clínico é seu e continua onde você já confia.

    Já uso outro sistema. Perco o que está lá?

    Não. Antes de começar, importamos os pacientes e os agendamentos do sistema atual, para você abrir o primeiro dia já com a agenda da semana no lugar.

    Preciso instalar alguma coisa?

    Não. O painel abre no navegador, no computador ou no celular. A única ligação a fazer é a leitura do QR Code do WhatsApp, uma vez só.

    Quanto custa?

    A plataforma tem 7 dias de teste grátis, sem cartão. O secretariado é combinado conforme o tamanho do seu consultório — quantos números, quantos profissionais e o horário de atendimento. Escreva para a gente e conversamos.

    Como falo com vocês?

    Por e-mail, em suporte@duollab.com. Respondemos em dias úteis.

    Comece pela agenda da semana que vem

    Conte como funciona o seu consultório hoje. Em uma conversa você já sabe se faz sentido — e, se fizer, o primeiro número entra no ar na mesma semana.

    Teste sem cartão de crédito · dados hospedados no Brasil